Освещение в СМИ мероприятий по историческому средневековому бою

Автор: Игорь Романов
Категория: Историческое фехтование в России, Социум

Если у вас есть знакомый пресс-секретарь или деньги, чтобы его нанять – он наверняка расскажет и сделает лучше. Я же просто пишу по нашему опыту сопровождения турнира «Волжская сталь».

Если вы не согласны с чем-то в статье, у вас есть вопросы, поправки или предложения – пишите в комментариях, статья будет подвергаться правкам и улучшениям.

1. Освещение в СМИ мероприятий: нужно или нет?

Существует немало клубов, чьи участники и руководители испытывают сильнейшие комплексы (хотя никогда в этом не признаются) по типу «все думают, что мы занимаемся ерундой и, положа руку на сердце, мы и сами так считаем, что занимаемся ерундой». Кроме того, бывает, клубом руководят или ленивые, или неуверенные в себе люди, которые махнут рукой уже на этом абзаце и скажут «я ничего в этом не понимаю и никогда не пойму, не мое это – пойду лучше сплету еще одну бармицу и продам вон тем ребятам».

Или вот еще бывает – клуб наладит взаимоотношения с одним изданием из десятков и считает, что дело в шляпе, деятельность клуба освещается и больше не надо.

Переубеждать ни тех, ни других не буду. Эта статья для тех, кто в осознает необходимость активной популяризации деятельности клуба и развития исторического средневекового боя как вида спорта.

2. План подготовки освещения в СМИ мероприятия по историческому фехтованию (и/или историческому средневековому бою).

Это краткий план для тех, кто любит конкретику. В дальнейшем каждый пункт этого плана будет раскрыт.

2.1 Назначить ответственного (пресс-секретаря).
2.2 Составить список городских (при необходимости и областных) СМИ.
2.3 Составить календарный план публикаций.
2.4 Составить пресс-релизы.
2.5 Обеспечить публикацию материалов.
2.6 Контроль освещение мероприятия пост-фактум (связь с журналистами, сбор публикаций в группе мероприятия).

Дальнейший текст будет касаться не только этого списка дел, но в основном его. В каждом пункте есть важные нюансы, которые я попытаюсь раскрыть.

3. Ответственный. Пресс-секретарь.

Это должен быть человек:
– коммуникабельный. Нужно не только позвонить, но и расположить к себе журналиста;
– ответственный. Работы будет много и лоботряс все вам запорет из банальной лени и отсутствия ответственности;
– участник клуба или активный соратник. Чтобы свернуть для вас горы, пресс-секретарь должен быть морально замотивирован.
– не главный организатор мероприятия. У вас и так много забот – вы просто не успеете все вовремя сделать.

4. Виды городских СМИ

4.1 СМИ, которые вам могут пригодиться:

– местное телевиденье;
– радио (с местными новостными включениями);
– газеты;
– интернет-СМИ:
– официальные сайты администрации;
– новостные сайты (посещаемые);
– группы в социальных сетях (мы ограничивались одним Вконтакте).

С каждым СМИ есть свои нюансы взаимодействия, которые мы попытаемся раскрыть.

4.2 Есть очень выгодное для любых мероприятий понятие – пресс-спонсор. Вы обозначаете пресс-спонсора на своих афишах (хотя бы электронных), предоставляете место для пресс-волла, объявляете во время мероприятия в качестве пресс-спонсора.

В ответ получаете более пристальное внимание СМИ к мероприятию, утвержденный план публикаций и возможно – бесплатного фотографа на мероприятие.

4.3 Вам здорово поможет файл с табличкой контактов (название, имена, должность, электронная почта, телефон, ссылка на электронную версию) журналистов по каждому СМИ.

Обязательно его составьте! Это существенно облегчит вашу работу на протяжении подготовки мероприятия и его освещении пост-фактум и сделает легким старт освещения следующего мероприятия.

5. Механизмы взаимодействия с различными СМИ

Обязательно просите все СМИ опубликовать адрес вашей группы вконтакте или сайта – сами они не догадаются!

Заранее договаривайтесь («есть ли у вас возможность опубликовать названия и имена наших спонсоров?») о том, чтобы СМИ публиковали или называли ваших спонсоров.

5.1 Телевиденье.
В каждый телесюжет вкладывается немало ресурсов – транспорт, работа журналиста, работа оператора, монтажера, редактора, ведущего. Не надейтесь, что за вами будут бегать.
Если вам удастся «заполучить» хотя бы один сюжет на каждом местном канале в тот день, когда вам нужно (согласно календарному плану) – это уже удача.
Телевиденье – это место, где вам скорее всего не дадут дать два раза одну и ту же информацию (в отличие от новостных сайтов и групп в соцсетях). Обсуждайте с журналистами, если они идут на контакт или согласились быть вашими пресс-спонсорами, идеи сюжетов, которые позволят вам выйти на одном канале хотя бы дважды.
Идеи для телесюжетов – отдельным пунктом.

5.2 Газеты
Тут важно понимать три вещи:
– печатные издания выходя раз в неделю. Чтобы попасть в нужную дату, дать материал или интервью нужно как минимум(!) за неделю до выхода газеты. А начинать договариваться как минимум за две недели. Вашу предусмотрительность оценят.
– работает журналист, ставит на полосу – редактор. Чтобы не слушать «извините, в номер не попало» в самый последний момент – договаривайтесь с редактором (в идеале, главным), а работайте с журналистом.
– площади номера ограничены. А тут еще вы. Хотите в номер – свыкнитесь с тем, что вы их за*бали, но все равно не отстанете – не забывайте напоминать о том, что это событие – важно для города, общества, спорта, галактики и партии Единая Россия.
– напоминайте о себе звонками, хотя бы через день, пока вам на 100% не скажут, что вы в номере.

5.3 Радио
С ними проще всего, но при этом сложнее.

Простота:
– изготовление контента очень простое – просто дайте им 500-1000 знаков текста и ведущий его просто зачитает;
– радийные люди привыкли думать быстро и коротко – им достаточно наличие информационного повода и подготовленного текста – долгих уговоров и напоминаний не нужно.

Сложность:
– радийные люди привыкли думать быстро и коротко – если они решили, что вы должны платить, то переубеждать почти бесполезно, но попробуйте;
– один выход на радио – это мало, а договориться на 5-10 выходов за пару недель – уже сложнее.

Предлагайте им стать пресс-спонсором – радийщики это любят.

5.4 Интернет.

Новостные сайты с удовольствием скушают любые некоммерческие пресс-релизы. Но обязательно напишите (в тексте письма, не в пресс-релизе), что мероприятие некоммерческое.

Администраторы групп в социальных сетях далеко не всегда контактны и нередко заносчивы, как будто руководят первым каналом. Между тем, их аудитория – важная составляющая вашего успеха. Говорите фразу «Мы пришлем вам пресс-релиз» — это работает.

С официальными сайтами – самое интересное, так как попадание на «поля» новостного раздела официального сайта администрации города – это гарантированное попадание на все новостные сайты и во все группы Вконтакте, которые публикую новости у себя в записях.

– убедитесь, что на сайте есть новостной раздел;
– через приемную узнайте телефоны отдела по работе со СМИ или пресс-секретаря, если он один;
– не связывайтесь с ними до готовности пресс-релиза;
– давите на то, что мероприятие значимое, а исторический средневековый бой – полноценный неолимпийский вид спорта.

Пресс-секретарь администрации или даже целый отдел не будут работать над вашим пресс-релизом! Если ваш пресс-релиз не готов к публикации в «чистом» виде – он просто не будет опубликован.

6. Составление календарного плана.

6.1 Календарный план – это xls файл со строчками – названиями СМИ и столбцами – датами. Даты, когда вы хотите получить публикацию в том или ином СМИ – закрашиваете цветом.

Главный принцип составления плана – люди планируют свои выходные примерно в понедельник-среду. В четверг решения принимаются существенно реже, а в пятницу многие могут отказаться от привлекательного мероприятия, если ранее что-то себе запланировали.

6.2 Я бы предложил разделить работу с читательской аудиторией на три этапа:

– предварительное информирование (2-3 недели до мероприятия);
– увлекательное информирование (подробности мероприятия, интервью участников, фото, видео, другие приятные для зрителей ништяки – 1-1.5 недели до мероприятия);
– призыв к действию – 4-5 дней до мероприятия.

Ну и естественно – в день перед мероприятием – в обед и вечером призывы посетить мероприятие.

Некоторые нюансы календарного плана для различных СМИ:

6.3 Газеты:
Традиционные дни выпуска еженедельных газет – вторник и четверг. Если у вас нет договоренности с бумажным СМИ написать о вас дважды – постарайтесь попасть в номер прямо перед мероприятием – чтобы люди не забыли о вас за прошедшие полторы недели.

Газетчики будут упрямо говорить – придем к вам на мероприятие и напишем. Боритесь с такой позицией! Объясняйте – мы хотим рассказать людям, что мероприятие БУДЕТ, чтобы они могли прийти и посмотреть, потрогать и пофоткать, а не чтобы они смогли почитать газету и сказать в сердцах – «Да что же вы раньше то молчали! Я бы пошел!». Это очень важно – показать, что вы просчитываете реакцию читателей и хотите сделать так, как лучше газете и ее читателям.

Помните, материал готовится 4-5 дней. Номер отправляется в типографию за 2-4 РАБОЧИХ дня. А на те полосы, которые отправляются в типографию за день до выхода – вас не пустят. Хотите попасть в газету в нужный номер – звоните журналисту за 2-3 недели, встречайтесь за 10 дней до выхода номера минимум. И попросите(!) вычитать материал перед выходом – иначе вас гарантированно назовут ролевиками, фантазерами, артистами и вообще людьми блаженными, думая, что это комплименты.

6.4 Радио:
Попытайтесь сразу решить с редактором(!) сколько раз они могут о вас рассказать. Радио – эффективный, но быстро забывающийся формат. Поэтому начинайте планировать «от обратного» – выход в день мероприятия, выход в день перед мероприятием, выход за пять дней перед мероприятием. Предложите пресс-спонсорство.

6.5 Телевиденье:
Как я и говорил, большинство каналов (кроме пресс-спонсоров) вряд ли сделают для вас больше 1 анонсирующего сюжета. Но совсем не обязательно со всеми каналами договариваться именно на последнюю неделю – в эту «последнюю» неделю у вас, дай бог, итак будет много информационных поводов.

Если телеканала хотя бы два – сделайте один сюжет за полторы недели и второй – за 4-5 дней до мероприятия.

Помните, выход телесюжета о мероприятии – важный информационный повод для электронных СМИ. Сделайте так, чтобы у вас оказался вырезанный из общей программы сюжет и отправьте его в группы в социальные сети и на новостные сайты с соответствующими пояснениями.

7. Составление пресс-релиза.

7.1 Помните, что публикации в СМИ – для читателей. А пресс-срелиз – для журналистов. Хотя пресс-релиз и может стать (и станет) основой публикаций, но пишется он в первую очередь для журналистов.

Составление пресс-релиза описано по опыту работы с пресс-релизами крупных российских корпораций.

Пресс-релиз должен выглядеть как официальный бланк, фактически все кроме текста – это и есть элементы официального бланка. Сделайте шаблон официального бланка клуба или мероприятия и общайтесь со СМИ только на этих бланках! (скачайте наш пример бланка)

Составные части пресс-релиза (скачайте наш пример стартового пресс-релиза).

7.2 Название мероприятия.
В правом верхнем углу – полное название мероприятия.

7.3 Эмблема.
В левом верхнем углу – эмблема мероприятия. Можно добавить эмблему клуба или даже нескольких клубов. Только не забывайте, что пресс-релиз должен быть удобным, читаемым и красивым. Дополнительные эмблемы можно поставить внизу, в дополнительном информационном блоке (о нем ниже).

7.4 Контакты.
Контакты обязательно должны быть вверху, под названием мероприятия, при необходимости включены в его текст и обязательно внизу, под дополнительным информационном блоком.

7.5 Название пресс-релиза.
Оно должно бить по глазам как хороший новостной заголовок. Заинтересуйте журналистов, чтобы они почувствовали, что тема интересная и захотели донести ее до читателей.

7.6 Текст пресс-релиза.
Первый абзац должен четко отвечать на следующие вопросы: когда пройдет (дата и время), что пройдет (название), где пройдет – с необходимыми подробностями. Например:

32 мая в городе Коломна на парковке возле 182-этажного бизнес-центра «Прохиндей» пройдет Чемпионат Солнечной системы по историческому средневековому бою. Начало мероприятия – 11.00. Финальные поединки состоятся с 16.00 до 18.00.

Во втором абзаце вам нужно подчеркнуть самое важное, что вы хотите донести до журналистов. Я бы предложил подчеркнуть или титулы участников или то, что это интересное динамичное полноконтактное единоборство.

Собственно, это одна из самых важных частей статьи – чем может привлечь журналистов ИСБ и как провести четкую черту между «блаженными ролевиками» и спортсменами, которые занимаются полноконтактным единоборством на стальном оружии.

В разговорах с журналистами мы делали четыре основных акцента:

– ИСБ – это полноценное полноконтактное единоборство на оружии с использованием оружия и защитного снаряжения, имеющего исторические аналоги;

– ИСБ – это полноценный спорт, точно такой же, как и сотни других видов, не представленных на олимпиаде, но при этом не перестающих быть спортом;

– ИСБ – это динамично развивающийся во всем мире спорт. Спортсменов по России – тысячи, а по миру – десятки тысяч. Российские клубы организовали главное международное состязание – Битву наций, на которую приезжают десятки сборных от Японии до Мексики и которая еще ни разу не проводилась в России;

– ИСБ – это единоборство, полноценно представленное в смешанных единоборствах ММА и других лигах;

– ИСБ – невероятно зрелищный спорт, гарантированно вызывающий у неподготовленного зрителя шквал эмоций и почти всегда – страха. Это спорт, на который стоит смотреть;

– как и любой другой спорт, ИСБ – это развитие спорта, здорового образа жизни.

Как правило, эти акценты позволяют убедить журналиста в том, что вы не заигравшиеся взрослые, а спортсмены полноценного вида, ничем не уступающего тому же карате, кендо и прочим боксам.

7.7 Информационный блок.
Информационный блок располагается ниже текста пресс-релиза и содержит в себе какую-то важную информацию, которая дает ключ к пониманию происходящего. Например, компании ставят там важную информацию о себе. Вы можете дать краткую информацию о клубе или о ИСБ. Или и то и другое.
Текст информационного блока должен быть составлен таким образом, чтобы не меняться вне зависимости от текста, который он сопровождает.

8. Виды пресс-релизов.

Вам предстоит составить как минимум 5 различных пресс-релизов. Составьте их заранее, чтобы потом только править по необходимости.

8.1 Базовая информация о мероприятии.
Пресс-релиз должен быть готов к моментальной публикации. Вы рассказываете о том, когда, где и что пройдет. Подчеркиваете достоинства мероприятия.

8.2 Подробный рассказ.
Дополнительная информация о мероприятии. Стрельба из лука, мягкое оружие для зрителей, возможность сделать фото с бойцами, торговые точки сувениров и прочие ништяки для зрителей. Естественно, должна быть и информация о месте и времени проведения мероприятия.

8.3 Пресс-релиз для спонсоров.
Сформируйте предложения для спонсоров, опишите мероприятие. По привлечению спонсоров опыта особого нет, поэтому просто скачайте наш пример и мы будем рады другим примерам.

8.4 Призыв «приходите завтра».

8.5 Пресс-релиз по факту проведения мероприятия.

9. Идеи для телесюжетов.

Как мы уже писали, обычный анонс телек покажет в лучшем случае один раз. Между тем, не так сложно предложить им привлекательный сюжет для повторного анонса.

Вот как сделали это у нас в Балаково. Идея – Надежды Бабаловой, главного редактора местного отдела ТНТ.

А интересная идея как напомнить о фестивале – рассказ о мероприятии от какого-то интересного человека. Это не обязательно должен быть близкий к организации человек – пусть это будет комментарий главы города или его зама по спорту, комментарии тренеров олимпийских видов, известного гонщика, победительницы конкурса красоты – придумайте кого-то, кого людям будет интересно послушать.

Резюме.

При огромном размере статьи, в самом начале есть четкий план действий, идя по которому вы так или иначе получите результат, намного больший, чем обычно – если конечно в вашем клубе или у вашего мероприятия до сих не было целенаправленной работы со СМИ.

Пишите свое мнение – я даже части статьи пронумеровал, чтобы ее легче было обсуждать. Задавайте вопросы, обращайтесь за помощью, если понадобится. Критикуйте, я с удовольствием буду править статью.